Development of an information system for recording archival files and documents

Введение. Традиционные бумажные документооборот и делопроизводство всё более широко и полноценно замещаются специализированными программными продуктами. Однако бумажные документы все ещё составляют заметную часть документооборота многих организаций. Поэтому обращение и архивное хранение бумажных документов всё ещё осуществляется в достаточно большом количестве организаций разного типа и профиля [1-5].

Стоит отметить, что хорошо организованная система хранения и поиска электронных документов позволяет значительно сократить затраты времени и сил сотрудников на поиск и обработку нужного документа. Поэтому задача создания систем эффективного хранения архивных документов, позволяющих быстро, просто и удобно находить, перемещать и отслеживать движение архивных документов является актуальной задачей [6-9].

При этом на отечественном рынке присутствуют программные продукты, предназначенные для решения этой задачи. Например, «1С: Документооборот» с модулем работы с архивными делами и систему электронного документооборота «ДЕЛО» [10-12]. Но эти программы имеют ряд заметных недостатков, снижающих удобство и эффективность их применения на практике.

Это позволило сделать вывод о актуальности разработки информационной системы (ИС), позволяющей эффективно устранять недостатки существующих решений по учёту и управлению архивными делами и документами.

Методы. На основе обзора существующие программных продуктов и технологий автоматической идентификации, можно сформулировать требования, которым должна соответствовать информационная система, обеспечивающая более эффективный учёт и работу с архивными делами документами [5-15].

В частности, такая ИС должна обладать следующими свойствами:

1. возможность потенциальной интеграции с другими информационными системами и системами электронного документооборота;
2. возможность расширения и масштабирования (поддержка дополнительных рабочих мест, использования нескольких серверов);
3. возможность расширения списка функций программного продукта;
4. поддержка технологий автоматической идентификации (главным образом QR-кодов);
5. обеспечение ведения учёта документов и архивных дел в единой базе данных;
6. возможность просмотра, поиска, добавления, редактирования и удаления записей о документах и архивных делах;
7. формирование и хранение архивных дел на основе поступающих документов;
8. назначение и изменение статусов документов и архивных дел (например: на хранении, выдан, утерян, уничтожен);
9. автоматическое ведение журнала операций пользователей с фиксацией всех действий в системе;
10. визуальное выделение записей в зависимости от статуса и срока хранения;
11. разграничение доступа пользователей в зависимости от роли в системе;
12. возможность учёта выдачи архивных дел с фиксацией получателя;
13. поддержка операций возврата, утери, переработки и уничтожения архивных дел;
14. интеграция с печатью и экспортом QR-кодов;
15. формирование отчётов.

Для работы такой информационной системы потребуются:

1. персональные компьютеры сотрудников архива;
2. сервер или рабочую станцию для размещения базы данных;
3. принтер для печати QR-кодов;
4. устройства считывания QR-кодов (сканеры или веб-камеры).

При этом персональные компьютеры должны удовлетворять следующим аппаратным требованиям:

1. оперативная память не менее 2 ГБ;
2. свободное место на диске не менее 512 МБ;
3. процессор Intel или AMD с тактовой частотой не ниже 1 ГГц;
4. монитор с разрешением не менее 1024×768;
5. операционная система Windows 10 или Windows 11;
6. установленная платформа .NET.

Указанные требования являются минимальными и должны обеспечить стабильную работу программного обеспечения при выполнении основных операций.

Результаты. В процессе разработки были определены основные роли пользователей системы: 1) администратор – управление пользователями, настройка системы и контроль доступа; 2) сотрудник архива – регистрация документов, генерация и считывание QR-кодов, изменение статусов и местоположения документов; 3) пользователь с правами просмотра – поиск и просмотр информации о документах без возможности редактирования. Данная роль может предоставляться проверяющим во время аудита для снижения риска случайного изменения информации. Также права просмотра могут выдаваться стажёрам или новым работникам для изучения рабочих процессов и состояния архива.

Для реализации информационной системы была выбрана платформа Microsoft .NET и язык C# и технологией Windows Forms, что обеспечивает тесную интеграцию с ОС Windows и высокую производительность клиентского приложения. Управление базой данных реализовано на Microsoft SQL Server. Использованы дополнительные библиотеки: ZXing.NET для генерации и распознавания QR-кодов, AForge.NET для работы с видеоустройствами (веб-камерами) и PdfSharp для формирования отчётов.

Архитектура приложения построена по принципу трёхуровневой модели: уровень представления, уровень бизнес-логики и уровень доступа к данным. Основной формой является главное окно с вкладками для работы с делами, документами, отчётами и административными настройками.

Запуск приложения осуществляется через исполняемый файл программы «DocumentArchive.exe». Для начала работы необходимо пройти процедуру входа. В окне входа пользователь вводит логин и пароль, выданные администратором системы. После ввода учетных данных необходимо нажать кнопку «Войти».

В случае успешного входа, информационная система определяет роль пользователя. Рассмотрим некоторые основные возможности, доступные для пользователя с ролью «сотрудник архива». После успешной аутентификации отображает главное окно приложения, показанное на рис. 1.

Рис. 1 – Главное окно ИС «Учёт архивных дел»

Главное окно программы представляет собой основное меню системы и обеспечивает доступ к основным функциям работы с архивными делами и документами. В верхней части окна указано, под именем какого сотрудника осуществлен вход и какую роль он имеет в системе. По кнопке «Выйти» выполняется завершение текущего сеанса работы и возврат на форму входа.

Основная часть формы занята панелью со вкладками, где представлены две основные категории данных, с которыми работает система – архивные дела и документы. В таблицах отображаются архивные дела с их физическим местоположением. Для удобной работы каждая запись может быть окрашена в определенный цвет в зависимости от статуса дела или документа:

1. желтый – срок хранения истекает в течении следующих 30 дней;
2. красный – срок хранения истек и дело или документ подлежит утилизации;
3. голубой – выдано из места хранения для работы сотруднику организации;
4. темно-серый – утеряно;
5. зеленый – в переработке.

Наличие фильтров сверху таблицы позволяет быстро сократить спектр поиска необходимого дела и быстро узнать его местоположение. Также в правой части имеется элемент «Поиск», оформленный в виде «TextBox», что позволяет искать дело по названию.

Вкладка «Документы» предоставляет схожий функционал, но имеет более расширенные фильтры. Аналогично архивным делам, документы помечаются цветом в зависимости от их статуса. Открытая вкладка «Документы» представлена на рис. 2.

Чтобы добавить документ, нужно нажать по кнопке «Редактор документов» в главном меню, после чего откроется форма редактора (рис. 3).

В форме редактора возможно создание новых документов и удаление выбранных. Чтобы создать новый документ, необходимо заполнить соответствующие поля. С помощью кнопки «Загрузить PDF» откроется меню загрузки, и программа автоматически заполнит часть данных. После заполнения, нажав «Сохранить» документ добавляется в архив.

Рис. 2. – Вкладка «Документы»

Рис. 3 – Окно «Редактор документов»

По умолчанию дело не снабжается собственным QR-кодом, но для особо важных документов такая функция предусмотрена – выбрав строку с нужным документом в таблице необходимо нажать «Сгенерировать QR», после чего он отобразится в левой части формы, а в документе заполнятся поля, связанные с меткой (рис. 4).

После генерации QR его необходимо распечатать. По нажатию кнопки «Распечатать QR» появляется форма в печати с дополнительными настройками. После печати QR-код наклеивается на документ, что в дальнейшем позволяет значительно ускорить поиск информации о нем с помощью сканирования.

Рис. 4 – Результат добавления QR-кода

Для удаления выбранного документа необходимо выделить его и нажать кнопку «Удалить», после чего документ будет удалён из базы. При этом документы могут обрабатываться как отдельные самостоятельные единицы учёта, хранения и обработки, так и в составе совокупностей – архивных дел.

Для формирования дела на главной форме следует нажать на кнопку «Сформировать дело», после чего откроется специальный редактор дел. В редакторе дел предусмотрены две вкладки – «Создание дела» для создания нового из документов, и «Редактирование дела», позволяющее извлечь документы из существующего.

Также сотрудники архива могут осуществлять множество действий с документами и делами. Для этого была создана форма «Действия», доступная по кнопке из главного меню. Например, в ней возможно изменить статус дела в зависимости от его текущего состояния:

1. на хранении;
2. выдано (указывается получивший сотрудник или иное лицо);
3. утеряно;
4. найдено (возвращает исходное состояние);
5. на переработке (помечается в системе автоматически);
6. уничтожено (если срок хранения истек и дела больше не существует физически);
7. удалено (в случае ошибочного ввода данных).

Также пользователю с ролью «сотрудник архива» доступно выполнения некоторых других действий, включая формирование целого ряда отчётов в отдельном окне информационной системы.

Обсуждение. В ходе выполнения работы была разработана информационная система «Учёт архивных дел», предназначенная для эффективного учёта и управления бумажными архивными документами и архивными делами. Актуальность создания такой системы обусловлена сохранением значительного объёма бумажных носителей в документообороте организаций и недостаточной функциональностью существующих программных решений в части учёта физического местоположения документов и поддержки их автоматической идентификации.

На основе обзора существующих аналогичных программных продуктов и технологий идентификации (штрихкоды, QR-коды, RFID-метки) в качестве оптимального инструмента выбраны QR-коды, обеспечивающие низкую стоимость внедрения, простоту использования и возможность считывания стандартными устройствами [7-9]. Разработанная ИС реализована на платформе .NET с использованием C# и Windows Forms, база данных ведётся на Microsoft SQL Server. Система предоставляет весь необходимый набор функций: регистрацию и учёт документов и дел, формирование архивных дел, назначение статусов с цветовой индикацией, ведение журнала операций, разграничение прав доступа для трёх ролей пользователей, генерацию и печать QR-кодов, а также формирование отчётности.

Предложенное решение позволяет оперативно находить, перемещать и отслеживать движение бумажных документов, сокращая временные затраты сотрудников и минимизируя риски ошибок, связанных с человеческим фактором. Система отличается модульностью и масштабируемостью, что даёт возможность её адаптации под нужды различных организаций – как коммерческих, так и государственных. Таким образом, разработанная ИС вносит практический вклад в создание прозрачной и технологичной среды управления архивными фондами, сочетающей традиционные методы хранения с современными средствами автоматизации.