Документооборот – «это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное количество внутренних, исходящих и входящих документов организации за некоторый период времени» [1].

«Общий документооборот характерен для всех современных организаций. Происходит это, прежде всего, вследствие единообразия и унифицированности применяемой в них модели управления. Сам же общий документооборот может быть разделен на несколько видов документоориентированных процедур, именуемых внешним, внутренним и обеспечивающим документооборотом» [2].

И если первые два типа процедур документооборота были рассмотрены ранее, то обеспечивающие процедуры – это, прежде всего, процедуры объединения документов в дела в соответствии с индексооборазующим классификатором (номенклатурой дел) и управление нормативно-справочной информацией (рисунок 1).

Здесь необходимо сделать небольшое терминологическое отступление, касающееся понятия процедуры. Фактически это понятие полностью тождественно понятию процесса, а касательно темы нашего рассмотрения — документоориентированного процесса. Однако происходят эти термины из различных областей: процедура — термин, пришедший из делопроизводства, а процесс — из теории управления (менеджмента). Употребление этих терминов в нашем случае полностью равнозначно. Выбор непосредственного термина осуществляется скорее из удобства прочтения и восприятия материала.

Рисунок 1 – Общий документооборот

Таким образом, обеспечивающие процессы документооборота предназначены прежде всего для выполнения функций поддержки процедур документооборота также, как сам документооборот предназначен для выполнения функций поддержки отдельных процессов менеджмента и организационного взаимодействия [3].

Трудовой кодекс РФ [4] дополнился тремя новыми статьями 22.1-22.3 об электронном документообороте, которые будут действовать на постоянной основе (Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. N 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»).

Любой работодатель может отказаться от бумажного кадрового делопроизводства в пользу электронного. Перевести в электронный вид и не дублировать на бумаге теперь можно практически любые документы, связанные с работой, кроме:

• трудовых книжек;
• приказов об увольнении;
• актов о несчастных случаях;
• о прохождении инструктажа по охране труда [5].

Однако это дело добровольное – можно продолжать оформлять привычные бумажные документы.

Чтобы перейти на электронный документооборот, работодатель должен принять локальный акт по этому поводу и учесть мнение профсоюза (при его наличии) (ст. 22.2 ТК РФ). Работник же вправе отказаться от участия в такой инициативе. Отсутствие его согласия также расценивается как отказ. Если работник откажется от электронного документооборота, то работодателю придется оформлять все документы в бумажном виде. Спрашивать согласия не нужно только у работников, которые впервые трудоустраиваются с 01.09.2021.

Электронный документооборот оборудуют с помощью различных цифровых платформ либо информационной системы работодателя.

Собственную систему можно использовать, если она в совокупности обладает всеми этими признаками:

• позволяет подписать документ электронной подписью, в том числе усиленной квалифицированной;
• позволяет хранить документы и защитить их от несакционированного доступа;
• позволяет зафиксировать факт и момент получения документа работником и работодателем, не позволяет эту дату менять.

Для участия в электронном документообороте работникам потребуется электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная в зависимости от того, какой документ подписывается). Если у работника ее нет, то оформить ее должен работодатель за свой счет.

В 2023 году (изменения действуют уже с 22.11.2021) при поступлении нового сотрудника работодатель не обязан оформлять приказ о приеме на работу и подписывать его у работника. Достаточно заключить трудовой договор. Однако при желании можно продолжать оформлять такие приказы, как и прежде.

При заключении трудового договора все необходимые документы могут быть предъявлены новым работником в электронном виде. Таким же образом можно ознакомить нового сотрудника со всеми локальными нормативными актами организации.

С электронным кадровым документооборотом тесно связано еще одно новшество: с 01.01.2022 все листки нетрудоспособности (больничные) оформляются поликлиниками и больницами исключительно в электронном виде (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). На бумаге больничные дублироваться не будут. Врач будет сообщать работнику только номер документа, а сам документ будет автоматически поступать в бухгалтерию работодателя через систему информационного взаимодействия Фонда социального страхования.

Бумажные больничные по-прежнему останутся только для лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также для тех, в отношении кого реализуются меры государственной защиты.

Получив электронный больничный, организация-работодатель должна будет подписать его.

Порядок и условия формирования листков нетрудоспособности в электронном виде установлен Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, вступившим в силу с 01.01.2021.

Для работы с электронными листками нетрудоспособности работодателю потребуется завести личный кабинет на сайте ФСС РФ или специальные программы для сдачи отчетности.

С 01.01.2022 вступил в силу и действует до 2027 года новое положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540 [6].

Это положение в основном повторяет нормы предыдущего и несет немного новшеств:

1. Ограничен минимальный размер пособия по временной трудоспособности. При расчете за месяц оно должно быть не меньше МРОТ с учетом районного коэффициента.
2. При расчете всех пособий в случае применения размера МРОТ везде будет учитываться районный коэффициент.

Детализирован порядок расчета пособий для лиц, работающих по совместительству. Теперь совместитель вправе выбрать для назначения и выплаты пособия любого из работодателей, у которых он трудится предшествующие 2 года.

Для назначения пособия работнику теперь не нужно подавать специальное заявление, будет действовать беззаявительный порядок. Например, пособие по нетрудоспособности, по беременности и родам будет назначаться на основании электронного листка нетрудоспособности; единовременное пособие при рождении ребенка будет назначать и выплачивать ФСС на основании данных ЗАГСа и т.д.

Чтобы электронный документ имел такую же юридическую силу, как распечатанный и подписанный документ, необходимо:

1. Иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП или электронную подпись), подтверждающую подлинность документа;
2. Быть подключенным к специализированному оператору EDM, который обеспечивает безопасность информации и передает ее по законодательно установленным каналам связи.

Существует 3 вида электронных цифровых подписей (ЭЦП):

1. Обычные ЭЦП. Данная ЭЦП позволяет идентифицировать отправителей документов. Как правило, он может использоваться только внутри организации, потому что, если он используется для внешнего обмена документами, нет возможности проверить, были ли документы обменены или нет;
2. Усиленная несертифицированная ЭЦП. Данная ЭЦП генерируется специализированным программным обеспечением и защищает от исправлений. Такая подпись имеет юридическую силу только тогда, когда это предусмотрено законом или, как вариант, соглашением между контрагентами;
3. Усиленная сертифицированная ЭЦП. Эта подпись такая же, как и предыдущая, хотя ее надежность подтверждается сертификационным центром, аккредитованным Минкомсвязи. Документы с усиленной заверенной ЭЦП имеют ту же юридическую силу, что и подписанные документы на бумажном носителе без каких-либо дополнительных условий [7].

Электронная система документооборота персонала не должны замыкаться на местном уровне. Большая часть информация, касающаяся трудовых отношений (официально подтвержденная и внесены в соответствующий реестр документы об образование работника, порядок приема и увольнение с работы, сведения о работнике стаж работы, оплата взносов страны работодателя во внебюджетные фонды, перевод в налог на прибыль в бюджет и т.д. д.) должны быть систематизированы и доступным для государственных органов, в первую очередь для осуществления контрольные функции.

Переход на электронный документооборот приведут к существенному снижению трудозатрат, сокращению количества и видов ошибок, повышению скорости получения информации, единому стандарту процессов и в целом повышению эффективности работы.

Цифровизация дает возможность тесной интеграции между системами, единым стандартам, минимизации ручного труда в целом при вводе данных и принятии решений.