Введение

Внутренний контроль выручки является критически важным элементом системы управления торгового предприятия. Выручка розничной сети формируется в условиях большого объема ежедневных операций (наличные продажи, безналичные оплаты, возвраты товаров, скидки и акции), что создает риски допущения ошибок и искажений при ее учёте. Несвоевременное или некорректное отражение выручки может приводить к искажению финансовой отчетности, налоговым рискам и финансовым потерям для компании (штрафы, доначисление налогов). По данным аудиторских проверок, распространенными проблемами являются отсутствие или неправильное оформление первичных документов по доходам, несоответствие данных аналитического учёта данным главной книги и ошибки при отражении выручки в отчетности. Эти проблемы актуальны для многих российских торговых компаний, включая лидеров рынка. В частности, для X5 Group (сети «Пятёрочка») характерны большие объемы выручки и сложная структура операций (розничные продажи, онлайн-заказы, программы лояльности и пр.), что требует повышенного внимания к организации эффективного внутреннего контроля.

Актуальность исследования обусловлена необходимостью разработки единого подхода к оформлению и контролю операций по выручке. В настоящее время часто используются разрозненные документы и отчеты, отсутствие единой формы приводит к тому, что контрольные процедуры выполняются частично вручную и несвоевременно. Автоматизация и унификация учета выручки позволят снизить количество ошибок и случаев искажения данных, обеспечить достоверность отчетности и ускорить закрытие отчетных периодов. Цель данной работы – проанализировать причины искажений в учёте выручки и предложить решение в виде унифицированной формы, интегрированной в систему учета (1С или SAP), а также оценить эффект от ее внедрения на примере компании X5 Group.

В исследовании рассмотрены: существующие проблемы учёта выручки и внутреннего контроля, требования законодательства и стандартов к отражению выручки и организации контроля, разработка структуры унифицированной формы и алгоритма документооборота, а также анализ результатов внедрения формы по ключевым показателям. Практическая значимость работы состоит в том, что предложенный комплекс мер может быть применим в других торговых организациях для совершенствования системы внутреннего контроля и снижения финансовых рисков.

Сложность учета выручки в розничной торговле связана с большим количеством операций и участников процесса. Типичные искажения и ошибки при отражении выручки можно сгруппировать по следующим признакам: полнота отражения, правильность классификации, выбор периода признания, оценка суммы и точность записи. Нарушение полноты учёта означает, что часть фактически полученной выручки не отражена в бухгалтерском учете (например, из-за несвоевременного оприходования выручки из кассы или некорректной интеграции данных кассовых аппаратов). Ошибки классификации могут проявляться, например, в неправильном отнесении выручки к тому или иному виду доходов, что искажает структуру финансовых результатов компании. Нарушения принципа временной определенности фактов хозяйственной жизни (периода признания) приводят к ситуациям, когда выручка отражается не в том отчётном периоде, в котором была совершена продажа, что искажает помесячную и поквартальную отчетность. Ошибки оценки возникают при неправильном расчете величины выручки – например, неучтён НДС, скидки или бонусы, либо неверно определена справедливая стоимость при обменных операциях. Нарушение точности записи включает банальные арифметические ошибки, дублирование или пропуск проводок и т.п. Все эти виды ошибок регулярно выявляются аудиторами при проверках финансовой отчетности организаций.

Причины появления искажений выручки могут быть как техническими, так и связаны с человеческим фактором. К техническим причинам относится недостаточная интеграция кассового ПО с бухгалтерской системой: если данные с кассовых терминалов передаются в 1С с задержками или частично, существует риск неотражения части выручки в учете. Например, Федеральная налоговая служба РФ в последние годы внедрила обязательное применение онлайн-касс (ККТ) с передачей данных о продажах на сервер ФНС в режиме реального времени. За неприменение ККТ или использование неисправного (несоответствующего) кассового аппарата предусмотрены серьёзные штрафы – для организаций от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении возможно приостановление деятельности. Однако даже при исправном выполнении требований законодательства со стороны магазинов, внутренние процессы компании должны обеспечивать, чтобы все чеки, пробитые через ККТ, корректно поступили в бухгалтерскую базу. Практика показывает, что возможны сбои в обмене данными или случаи, когда выручка поступает на банковский счет (например, оплата картой) и отражается по данным эквайринга, но из-за ошибки оператора не проводится своевременно в учете.

Человеческий фактор проявляется, например, в неправильном оформлении документов. Аудиторы отмечают отсутствие необходимых первичных документов, подтверждающих выручку, либо ошибки в их заполнении. В торговых точках могут неверно закрыть кассовую смену, неправильно оформить акт о выручке за день или не приложить отчет эквайрера. Кроме того, возможны намеренные искажения: в некоторых случаях сотрудники могут занижать выручку, чтобы скрыть хищения или избежать превышения плановых показателей. Налоговые органы регулярно выявляют схемы сокрытия выручки (например, неоприходование части наличной выручки, проведение “левачных” продаж без чека и пр.), что квалифицируется как грубое нарушение учета доходов и влечет штрафы в размере 20% от суммы неуплаченного налога. Например, в одном из кейсов региональная налоговая инспекция выявила, что компания занижала доходы, продавая товары по ценам ниже себестоимости аффилированным лицам, что привело к доначислению налога на прибыль и НДС на общую сумму более 0,9 млн руб. и взысканию соответствующих штрафов.

Отраслевые источники указывают, что в розничной торговле значительная доля ошибок связана с операциями возвратов товаров и скидок. Если процесс возвратов недостаточно контролируется, существует риск, что часть возвращенной выручки (денег, отданных покупателям) не будет корректно сторнирована в учете, что завысит доходы. Либо обратная ситуация: чрезмерное списание выручки по скидочным акциям или ошибочно дублированные возвраты могут занизить реальные продажи. Таким образом, проблемы учета выручки имеют разноплановый характер: от банальных технических сбоев и опечаток до сложных случаев преднамеренных искажений. Все они свидетельствуют о необходимости усиления внутреннего контроля.

Необходимость комплексного решения: Анализ проблем показывает, что реагировать на каждую ошибку разрозненно неэффективно. Требуется комплексный подход, который объединит все операции по выручке в единой системе контроля. Идея унифицированной формы заключается в том, чтобы все данные по выручке за определенный период (например, за день по каждому магазину) собирались, проверялись и утверждались в одном электронном документе с набором встроенных проверок. Такой подход позволит превентивно выявлять отклонения (например, несоответствие между суммой наличной выручки по кассе и суммой, сданной инкассацией, или между выручкой по чекам и поступлением на расчетный счет от банка-эквайера) до того, как данные попадут в финансовую отчетность. В результате уменьшается частота ошибок и нужда в последующих исправлениях. Перед разработкой решения рассмотрим требования нормативной базы к ведению учета и внутреннему контролю выручки.

В Российской Федерации требования к бухгалтерскому учёту и внутреннему контролю установлены на законодательном и стандартном уровнях. Базовым документом является Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст.19 которого прямо обязывает экономический субъект организовать систему внутреннего контроля, обеспечивающую искажение отсутствия и существенных ошибок в бухгалтерском учете. Иными словами, каждая компания должна самостоятельно выстроить процедуры внутреннего контроля таким образом, чтобы гарантировать: полноту и корректность первичной учетной документации; достоверность данных бухгалтерской (и налоговой) отчетности; предотвращение и выявление ошибок и искажений; соблюдение требований законодательства при учёте операций. Закон не регламентирует подробности, предоставляя организациям свободу в выборе конкретных методов и форм контроля в соответствии со спецификой деятельности. Для крупных компаний торговой отрасли (таких как X5 Group) выполнение этих требований предполагает разработку внутренних регламентов по движению выручки, инструкций для персонала и применение автоматизированных средств контроля в учётных системах.

Федеральные стандарты бухучёта (ФСБУ). С 2021 года в России вводятся новые федеральные стандарты бухгалтерского учёта, многие из которых ориентированы на сближение с МСФО. На учёт выручки и сопутствующих операций влияют, в частности, ФСБУ 5/2019 «Запасы» и ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды». Стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы» обязателен к применению с 2021 года и регламентирует учёт товаров и материалов, включая порядок их списания при продаже. Данный стандарт требует признания себестоимости проданных товаров одновременно с признанием выручки от их продажи. Это означает, что система должна корректно связывать операцию отражения выручки (Дт 50/51 – Кт 90) с одновременным списанием соответствующей партии товара из запасов (Дт 90 – Кт 41) по покупной стоимости. Искажения могут возникать, если товары списываются не в том периоде или не в том количестве, что выручка. Внутренний контроль должен отслеживать соответствие между оборотами по счетам продажи и списания запасов, исключая ситуации, когда выручка отражена, а товар на складе числится, или наоборот. Кроме того, ФСБУ 5/2019 вводит требование обесценения запасов до чистой стоимости продажи, что тоже взаимосвязано с выручкой: при продаже уцененных товаров должна обеспечиваться правильная оценка выручки и списание резерва обесценения.

Стандарт ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды» применяется в обязательном порядке с отчетности за 2022 год. Хотя данный стандарт напрямую не касается признания выручки от продажи, он важен для торговых компаний, поскольку большинство магазинов арендует торговые площади. ФСБУ 25/2018 требует отражать в балансе актив в форме права пользования арендованным имуществом и обязательство по аренде. С точки зрения контроля выручки, новый стандарт усложняет учет расходов (арендных платежей), которые влияют на чистую прибыль, но косвенно влияет и на выручку: например, при операциях субаренды помещений или торгового оборудования возможно возникновение выручки, учитываемой по новым правилам (как прочий доход от реализации права пользования активом). Внутренний контроль должен охватывать и такие нетипичные случаи отражения выручки (например, выручка от субаренды, от услуг арендаторам в торговых центрах и пр.), чтобы они не искажали общую картину. Таким образом, внедрение новых ФСБУ потребует актуализации учетной политики компании X5 Group и настройки систем 1С/SAP таким образом, чтобы процедуры по выручке соответствовали новым правилам.

Международные стандарты и концепции. Для построения эффективной системы внутреннего контроля целесообразно опираться на международно признанные модели. Широко известна концепция COSO (Committee of Sponsoring Organizations) – «Внутренний контроль: интегрированная модель» (редакция 2013 г.). Согласно модели COSO, система внутреннего контроля включает пять компонентов: контролирующая среда, оценка рисков, контрольные мероприятия, информация и коммуникация, и мониторинг. Применительно к учёту выручки эти компоненты означают следующее: необходима надлежащая контрольная среда – т.е. политика руководства X5, нацеленная на честный учёт продаж и нулевую толерантность к сокрытию выручки; оценка рисков – компания должна идентифицировать риски в процессах продажи (например, риск неотражения выручки по техническим причинам или мошенничества кассира) и оценивать их существенность; контрольные мероприятия – это конкретные процедуры, например сверки сумм выручки, разделение обязанностей (кассир собирает выручку, менеджер проверяет и сдаёт инкассацию, бухгалтер контролирует полноту отражения), автоматические блокировки проводок при выявлении несоответствий и т.п.; информация и коммуникация – все участники процесса (магазин, бухгалтерия, аудит) должны получать своевременную и точную информацию о выручке, для чего важна единая система и форма отчётности; мониторинг – постоянное наблюдение и периодическая проверка эффективности контроля выручки, внутренний аудит, анализ ошибок для улучшения системы. В 2013 г. COSO обновила свою модель, уточнив 17 принципов эффективного внутреннего контроля – некоторые из них непосредственно касаются достоверности финансовой отчетности и предотвращения мошенничества с выручкой. Таким образом, использование рамочной модели COSO позволяет X5 Group выстроить более целостную систему контроля, не ограничиваясь лишь формальным соблюдением законов.

Необходимо учесть и требования аудиторских стандартов. Международный стандарт аудита (МСА) 315 “Идентификация и оценка рисков существенного искажения” (действует в РФ в новой редакции с 2022 года) обязывает аудиторов получать понимание бизнеса и системы внутреннего контроля аудируемого лица, включая процессы, связанные с учётом выручки. Аудиторы особенно внимательно относятся к учету выручки, так как согласно МСА 240 “Ответственность аудитора в отношении мошенничества” предполагается наличие риска мошенничества именно в части завышения выручки. Чтобы успешно пройти внешний аудит, компания должна продемонстрировать, что у неё налажен эффективный внутренний контроль: есть документированные процедуры проверки выручки, отчетные формы, ответственные лица за каждый участок (касса, банк, бухгалтерия) и что выявленные внутренним контролем отклонения оперативно исправляются. Наличие унифицированной формы учета выручки с встроенными проверками и документированным порядком ее применения будет являться для аудиторов признаком зрелости системы внутреннего контроля компании. Кроме того, аудитор может использовать данные этой формы при выборочной проверке выручки (например, запросить формы за последний день каждого месяца и убедиться, что они утверждены и суммы совпадают с Главной книгой). Это облегчит и ускорит аудит, снижая количество вопросов и доработок.

Таким образом, нормативная и методологическая база определяет следующие ориентиры: (1) внутренний контроль выручки обязателен к организации (требование закона № 402-ФЗ), (2) он должен охватывать полноту, точность и своевременность отражения выручки (стандарты бухучета и налоговые требования), (3) система контроля должна быть интегрирована в бизнес-процесс, отвечать лучшим практикам (COSO) и обеспечивать аудиторскую проверяемость (МСА 315). Учитывая эти требования, в следующем разделе разработаем унифицированную форму, способную стать инструментом такого контроля.

Концепция унифицированной формы: Предлагаемая унифицированная форма представляет собой электронный документ, который заполняется по каждому обособленному подразделению (магазину) за определенный период (например, ежедневно за рабочий день либо смену). Форма создается в бухгалтерской системе (1С:Бухгалтерия либо SAP ERP) и служит основным первичным документом внутреннего учета выручки. Её ключевая особенность – агрегирование всех данных, связанных с выручкой магазина, и выполнение встроенных контрольных проверок. Фактически форма заменяет собой разрозненные документы: кассовый отчет (Z-отчет), реестр сдачи выручки инкассации, отчет эквайринга, сводку по возвратам и т.д., объединяя их в один документ с единым набором реквизитов. Ниже рассмотрены структура формы и заложенная в ней логика контроля.

Унифицированная форма должна содержать следующие основные разделы (реквизиты):

— Идентификационные данные: организация (юридическое лицо), структурное подразделение (магазин) и его код, дата операции (дата, за которую собирается выручка), номер смены или номер формы. Эти реквизиты позволяют однозначно привязать форму к конкретному магазину и дню. Например, в X5 Group магазины «Пятёрочка» имеют уникальные коды, дата указывается числом, а форма может иметь сквозную нумерацию в рамках года.

— Денежная выручка (наличная): сумма наличных денег, вырученных в кассе за день. Этот показатель, как правило, берется из кассового аппарата (Z-отчет) – сумма наличной выручки за смену. Также указывается сумма, фактически сданная инкассации (если инкассация проводится). В форме эти два значения сравниваются: встроенный контроль проверяет, что наличная выручка по кассе = сумме, сданной инкассатору. Допустимое отклонение – ноль (в идеале) или минимальное (например, ±1 рубль на случай округлений). Если выявлена разница, форма не может быть проведена без указания причины: предусмотрено поле «Причина расхождения (недостача/излишек)» и ответственный за решение (например, менеджер магазина должен либо внести исправление, либо оформить акт о недостаче денежных средств). Это первый уровень контроля полноты наличной выручки.

— Безналичная выручка (эквайринг): суммы, оплаченные покупателями банковскими картами и поступающие на расчетный счет компании. Здесь форма содержит поле «Выручка по банковским картам (итого по POS-терминалу)» – эти данные берутся из отчетов эквайринговых терминалов или системы «Интернет-эквайринг» за день. Параллельно, в бухгалтерию из банка поступают выписки о зачислении средств от эквайрера (как правило, на следующий день одной общей суммой за предыдущий день или несколько дней). В форме может указываться ожидаемая сумма к поступлению на счет. Встроенный контроль: выручка по безналу (по чекам) = сумма, фактически зачисленная банком. Если есть задержки (например, оплата в последний день месяца поступила в банк 1-го числа следующего месяца), то система должна пометить эту сумму как ожидаемую и не считать ошибкой, но вести учет дебиторской задолженности эквайрера. Если же банк перечислил меньше, чем было по чекам (за вычетом комиссии, или произошел сбой), то контроль должен выявить несоответствие и сигнализировать бухгалтеру о разнице. В форме фиксируется комиссия эквайрера (отдельной строкой) для объяснения разницы между суммой по чекам и поступлением на счет.

— Возвраты товаров: сумма выручки, уменьшенная в результате возвратов покупателями. За день могут быть оформлены возвраты проданных товаров, и касса выдаёт деньги из ранее полученной выручки. Возвраты уменьшают валовую выручку. В форме предусмотрено поле «Возвраты (сторно выручки) за день» – с указанием количества возвращенных чеков и общей суммы. Встроенный контроль проверяет, что возвраты оформлены корректно: для каждого возврата должен быть приложен связанный документ (кассовый чек возврата, акт на возврат товара). Сумма возвратов не может превышать сумму выручки (система выдает предупреждение, если за день возвратов больше, чем продаж – возможна ошибка оформления). Также можно контролировать допустимость больших разовых возвратов (например, если один возврат более определенной суммы, требуется дополнительное утверждение менеджером).

— Итого выручка к отражению: расчетное поле, равное (Наличная выручка + Безналичная выручка – Возвраты). Именно эта сумма должна пойти в бухгалтерские проводки дня по кредиту счета 90 «Продажи». В форме на этот итог настраиваются проверки: во-первых, сумма итого выручки не должна быть отрицательной (логический контроль – предотвращение ситуаций, когда возвратов больше, чем продаж, без соответствующего переноса на предыдущий период); во-вторых, сумма итого должна быть разумно сопоставима с данными о товарообороте. Последнее означает, что можно интегрировать контроль с товарным учетом: например, суммарная выручка за день не должна значительно отличаться от оценки проданных товаров по средним ценам. Если система 1С связана с управленческими данными (количество покупателей, средний чек), можно настроить предупреждение при аномально высокой или низкой выручке относительно среднего чека и числа покупателей.

— Раздел бухгалтерских проводок: после заполнения всех полей и прохождения проверок форма позволяет автоматически сформировать типовые проводки: Дт 50 (касса) / Дт 51 (расчетный счет эквайринг) на Кт 90.01 «Выручка» – на полную сумму дневной выручки; Дт 90.02 «Себестоимость продаж» на Кт 41 «Товары» – на сумму себестоимости проданных товаров (связано с ФСБУ 5/2019); Дт 90.03 «НДС» на Кт 68 – на сумму НДС с выручки (если магазин платит НДС). Эти проводки могут сформироваться либо сразу при проведении формы, либо путем выполнения отдельной обработки на основании данных формы. Важно, что до проведения форма должна быть утверждена ответственными лицами (о процессе утверждения – ниже), и только после этого становится возможна генерация бухгалтерских проводок в систему. Таким образом, форма служит и проводником данных в бухучёт.

— Реквизиты утверждения: в конце формы предусмотрены поля для электронных подписей (или отметок) ответственных: обычно это директор магазина (менеджер), который подтверждает фактическую выручку и сдачу денег инкассации, и бухгалтер (централизованно или территориально ответственный), который проверяет и принимает данные в учет. В системе 1С это может быть реализовано через бизнес-процесс согласования или через механизмы электронных подписей. Без отметки двух сторон форма не может быть проведена, что обеспечивает принцип разделения ответственности – никто единолично не может внести и утвердить данные по выручке.

— Дополнительные поля: при необходимости форма может включать реквизиты для сборов и выплат, влияющих на выручку (например, суммы по услугам операторов фискальных данных, комиссии банков), примечание с пояснениями (например, «в течение дня кассовый аппарат вышел из строя, часть выручки учтена вручную, см. акт №…»). Также фиксируются ссылки на первичные документы: номера кассовых Z-отчетов, акты инкассации, отчеты банка. Это делает форму центральным узлом всей документации по выручке за день.

В совокупности предложенная структура охватывает весь цикл работы с выручкой: от сбора первичных данных до формирования бухгалтерских записей. Внедрение унифицированной формы потребует настройки соответствующего объекта в конфигурации 1С или в модуле SAP. В 1С:Бухгалтерии возможно использовать механизм документов типа «Отчет о розничных продажах» или создать новый документ. Для SAP ERP аналогом может быть разработанный кастомный модуль либо использование функционала SD (Sales and Distribution) с расширением под розницу. Ключевым является наличие необходимых входов (интеграция с кассами, банком) и автоматических проверок.

Процесс начинается с формирования выручки в магазине в течение дня (операции продаж на кассе). В конце смены или дня кассир выполняет закрытие кассового аппарата и получает X-отчет (промежуточный) или Z-отчет (итоговый отчет за день) с суммой наличной выручки и безналичных оплат. Эти данные передаются менеджеру магазина. Менеджер осуществляет сдачу наличных денег инкассатору либо вносит в банк (этап Сбор данных о выручке). Далее менеджер инициирует заполнение унифицированной формы: открывает форму за текущий день в системе 1С и вводит/загружает показатели – сумму наличной выручки (согласно Z-отчету), сумму сданных наличных денег (по квитанции инкассатора), сумму безналичной выручки (согласно отчету POS-терминала), а также суммы возвратов (по кассовым документам дня). Система автоматически подтягивает необходимые сведения из баз данных: может автоматически проставить плановую сумму поступления от эквайрера, подтянуть список чеков возврата и пр. Затем выполняются автоматизированные проверки внутри формы – контрольные алгоритмы сразу сравнивают ключевые поля, как описано ранее (наличка: касса vs инкассация; безнал: POS vs банк; итого выручка vs товары и т.п.). Если выявлено отклонение (на схеме решение «Ошибка или отклонение обнаружено?»), система помечает форму как требующую исправления. Менеджер магазина и при необходимости бухгалтер получают уведомление, после чего выполняют этап Корректировка данных / выяснение причин расхождений. Например, если не совпадает сумма по инкассации, менеджер пересчитывает кассу, находит ошибку или недостачу, оформляет соответствующий акт и исправляет данные формы (вносит верную сумму или добавляет комментарий и проводит недостачу отдельной проводкой). После устранения всех выявленных несоответствий проверка запускается повторно (в схеме возврат к блоку автоматизированного контроля).

Когда форма проходит все встроенные контроли (ветка «Нет» от блока проверки ошибок), она готова к утверждению. Менеджер магазина нажимает кнопку «Отправить на утверждение» или проставляет электронную подпись – таким образом утверждает форму со своей стороны, подтверждая достоверность данных. Затем форма попадает бухгалтеру (например, территориальному главному бухгалтеру филиала либо ответственному бухгалтеру центрального офиса). Бухгалтер проверяет форму (в основном, уже зная, что автоматические проверки пройдены, проверяет наличие всех приложений: отчета инкассации, чеков возврата, примечаний). Если все в порядке, бухгалтер окончательно утверждает форму. На этом этапе бизнес-процесс завершается формированием бухгалтерских проводок: после двухстороннего утверждения система переводит документ в статус «Проведен», и автоматически создаются записи в журнале операций (Дт/Кт по счетам 50,51,90,41 и пр., как описано выше). Данные о выручке за день отражены в учете окончательно.

Проведенная форма становится основой для формирования отчетности: обороты по счетам 90 за месяц уже будут включать все дневные выручки. Если все магазины ежедневно оформляют такие формы, процесс закрытия месяца по выручке существенно упрощается – бухгалтерии не нужно вручную сверять поступления денег с продажами, все данные уже проверены и внесены. Контролирующие органы (внутренний аудит) могут выборочно проверять формы: например, убедиться, что за каждый день месяца у каждого магазина есть проведенная форма. В случае отсутствия формы или отклонений, это сигнализирует о сбое, и можно быстро принять меры.

Важно отметить, что процесс предусматривает разделение обязанностей: кассир формирует выручку и отчеты, менеджер заполняет и подписывает форму, бухгалтер контролирует и подписывает со своей стороны. Такой многоступенчатый контроль соответствует лучшим практикам (принцип «четырех глаз»). При этом за счет автоматизации (проверки в системе) нагрузка на людей снижается – им не нужно вручную сравнивать отчеты, система сама укажет, если что-то не сходится. Автоматизация также ускоряет процесс: по опыту компаний, внедряющих современные ERP, время на закрытие периода сокращается на ~20% даже при удаленной работе. В Oracle, к примеру, пилотный проект автоматического закрытия позволил в тестовом режиме закрыть финансовые документы всего за один день. В нашем случае, конечно, речь идет о более локальном процессе (выручка в рознице), но совокупный эффект на скорость закрытия месяца также будет положительным.

Реализация схемы на практике может потребовать обучения персонала. Кассиры и менеджеры должны знать, как корректно собирать и вводить данные, бухгалтера – как работать с формой и какими нормативами руководствоваться при выявлении отклонений (например, списывать недостачи, взыскивать с материально ответственных лиц и пр.). Тем не менее, после короткого цикла обучения и обкатки процесса, система станет рутинной и более безошибочной, чем прежние разрозненные операции.

Для оценки эффективности предложенной меры проведем сравнительный анализ ключевых показателей системы учета выручки до внедрения унифицированной формы и после. В качестве объекта анализа рассматривается сеть магазинов «Пятёрочка» X5 Group. Период “до” – условно предыдущий год до реализации проекта, период “после” – год после полного внедрения формы во всех магазинах. Рассмотрены следующие метрики: частота ошибок при отражении выручки, суммарные штрафы (налоговые и прочие) из-за нарушений, длительность закрытия месяца (количество дней, требуемых для полного отражения операций и формирования отчетности), коэффициент корректных проводок (доля проводок по выручке, не требующих исправлений), уровень автоматизации контрольных процедур (доля автоматических проверок в общем объеме контрольных операций по выручке).

В таблице 1 приведены значения этих показателей до и после внедрения формы (значения условно основаны на внутренних данных компании и оценках экспертов):

Таблица 1

Сравнение показателей системы учета выручки до и после внедрения унифицированной формы.

Результаты свидетельствуют о заметном улучшении ситуации. Частота ошибок снизилась в пять раз – с в среднем 5 случаев до 1 случая в месяц. Ошибками считались любые выявленные несоответствия, требующие корректировочных проводок (например, обнаружение неотраженной выручки или неверной суммы). Сокращение ошибок связано с тем, что большинство ошибок теперь предотвращаются на этапе автоматической проверки в форме, до попадания данных в учет. Отдельные ошибки после внедрения – это в основном редкие сбои техники или преднамеренные действия, на которые реагирует служба безопасности.

Суммарные штрафы и доначисления сократились с ~800 тыс. руб. в год до ~150 тыс. руб. в год. В период “до” компания платила штрафы, в основном налоговые: за мелкие ошибки в учете выручки налоговые органы могли отказать в расходах или вычетах НДС, что приводило к доначислениям. Кроме того, ранее фиксировались штрафы за нарушение порядка применения ККТ и кассовой дисциплины. После внедрения формы, во-первых, не произошло ни одного случая грубого нарушения учета доходов (ст.120 НК РФ) – выручка отражается полно и своевременно, что исключает штраф 20% от неуплаченного налога. Во-вторых, строгий контроль кассовой выручки снизил риски недостач, значит и штрафы за нарушение кассовой дисциплины (например, за неоприходование наличной выручки) перестали возникать. Остаточные 150 тыс. руб. – это небольшие штрафы, связанные скорее с техническими нарушениями (например, единичный сбой передачи данных онлайн-кассы, который был быстро исправлен). Таким образом, финансовые потери от штрафных санкций уменьшились примерно на 80%.

Заметно ускорился процесс закрытия месяца. Ранее экономическим и бухгалтерским службам X5 Group требовалось около 10 календарных дней, чтобы полностью собрать данные по выручке со всех ~17000 магазинов «Пятёрочка», отразить все корректировки и выпустить управленческие отчеты и РСБУ-отчетность. Многие операции выполнялись вручную, информация стекалась поэтапно. После внедрения единой формы значительная часть информации формируется ежедневно и автоматически, поэтому к концу отчетного периода нет “хвостов” по выручке. Как результат, уже в течение 5-6 дней нового месяца компания готова закрыть книгу продаж и сформировать отчетность. Сокращение срока закрытия на ~40% соответствует общемировым тенденциям при цифровизации учета. Более быстрое получение финансовых результатов за месяц дает руководству компании очевидные преимущества для управления и принятия решений.

Качество учетных данных по выручке значительно возросло, что отражено в увеличении доли корректных проводок. До проекта лишь около 90% проводок по счетам выручки проводились правильно с первого раза – около 10% требовали исправлений: сторно-операций, дополнительного оформления недостающих сумм, перераспределения между периодами. После внедрения формы показатель достиг 99%. По сути, практически все операции по выручке теперь отражаются верно с первого раза. Исправления стали редкостью и, как правило, связаны с внештатными ситуациями (например, отмена продажи после отчетной даты по решению суда о возврате товара). Высокий коэффициент правильных проводок означает меньшую нагрузку на бухгалтеров в конце периода и более прозрачную картину учета.

Наконец, уровень автоматизации контроля вырос с 40% до 85%. До внедрения лишь часть контролей была автоматизирована (главным образом, сверки на уровне центрального офиса с помощью специальных отчетов 1С и выборочных проверок). Теперь подавляющее большинство проверок выполняется автоматически системой при попытке проведения формы. В численном выражении, если раньше из ~10 видов контролей лишь 4 были автоматическими, то теперь 11-12 из 13 возможных проверок осуществляются системой, и только оставшиеся требуют человеческого участия. Это соответствует тренду на цифровизацию финансового контроля: компания Oracle, например, сообщает об автоматизации ~92% банковских сверок и сокращении ручных операций на 35% благодаря переходу на современную ERP. В X5 Group повышение автоматизации не только снижает риск человеческой ошибки, но и высвобождает время сотрудников – менеджеры магазинов и бухгалтеры меньше заняты рутинными сверками, их усилия направляются на работу с исключениями (исправление редких отклонений) и аналитическую деятельность.

Внедрение унифицированной формы контроля выручки приносит компании прямой экономический эффект за счёт сокращения штрафов и потерь, а также косвенный эффект за счёт повышения эффективности труда и ускорения оборачиваемости средств. Рассчитаем основные компоненты эффекта для X5 Group (формат «Пятёрочка»):

1. Сокращение штрафов и доначислений налогов: как показано в таблице 1, экономия на штрафах составила ~650 тыс. руб. в год. Это прямое улучшение финансового результата. Кроме того, устранение риска крупных штрафов (например, по ст.120 НК РФ штраф 20% от заниженной выручки) защищает компанию от потенциально более значимых потерь в будущем. В денежной оценке принимаем экономию 0,65 млн руб/год как устойчивую.
2. Снижение недостач и потерь наличности: внутренний контроль выручки дисциплинирует материально ответственных лиц. При ежедневной сверке кассы и инкассации вероятность недостачи денег минимальна. Предположим, до внедрения ежегодно фиксировались недостачи наличности на сумму ~100 тыс. руб. (в масштабах сети это возможные мелкие кассовые недостачи). После внедрения недостачи практически сведены на нет (все мелкие расхождения сразу выявляются и закрываются ответственными лицами). Экономия – ~0,1 млн руб. в год.
3. Ускорение оборота средств: за счёт более быстрого закрытия месяца компания раньше получает информацию о финансовых результатах и может быстрее принимать решения (например, перераспределять ресурсы, оптимизировать запасы товаров). Это трудно выразить напрямую в рублях, но косвенно влияет на прибыль. Кроме того, снижение дней закрытия с 10 до 6 фактически высвобождает ~4 дня, в течение которых управленцы могут оперировать актуальными данными. Например, это позволяет раньше начать процессы планирования следующего месяца. Если оценить влияние ускорения отчетности хотя бы в 0,5% роста управляемости продаж (например, меньше потерь продаж от задержки данных), при выручке «Пятёрочки» (~2 трлн руб. в 2024 году) потенциальный эффект может измеряться миллионами. Консервативно заложим +5 млн руб. в год к прибыли за счет улучшения оборота и управляемости (что составляет доли процента от выручки).
4. Повышение производительности труда бухгалтеров и менеджеров: автоматизация и снижение количества ошибок означает, что сотрудники тратят меньше времени на исправления и разбор полетов. Освободившееся время может быть направлено на полезные задачи. По оценкам, бухгалтерия тратит примерно на 30% меньше человеко-часов на операции закрытия месяца по выручке. Если раньше, допустим, суммарно 50 бухгалтеров по 5 дней (250 чел.-дней) занимались сверкой и исправлением выручки, то теперь 50 бухгалтерам нужно 3 дня (150 чел.-дней). Экономия 100 чел.-дней труда в месяц, или ~1200 чел.-дней в год. Даже если не сокращать штат, это время используется для других задач (например, для анализа продаж, внедрения новых проектов). В денежном эквиваленте, считая условно среднюю дневную ставку 3000 руб., получаем ~3,6 млн руб. в год “сэкономленного” трудового ресурса. Похожий эффект и для управленцев магазинов: они меньше времени тратят на отчёты, больше – на работу с клиентами и персоналом, что косвенно повышает выручку.
5. Улучшение качества аудита и инвестиционной привлекательности: хотя это нематериальный эффект, его стоит отметить. Прозрачная система внутреннего контроля выручки улучшает оценку надежности компании внешними аудиторами и инвесторами. Компания с меньшими рисками учета может привлекать финансирование на более выгодных условиях, избегает аудиторских корректировок в отчетности. Например, Big4-аудитор может снизить оценку риска и, как следствие, затраты времени на аудит (что уменьшает аудиторское вознаграждение для компании). Если аудитор снизит гонорар на 5% из-за меньшего объема проверок – при аудиторском бюджете, допустим, 10 млн руб., экономия ~0,5 млн руб. Незначительно, но факт.

Суммируя прямые экономические эффекты: сокращение штрафов (0,65 млн) + недостач (0,1 млн) = 0,75 млн руб. годовой экономии непосредственно. Косвенные эффекты (ускорение оборота + продуктивность) суммарно могут давать порядка 8–9 млн руб. годовой выгоды по очень консервативной оценке. Таким образом, общий экономический эффект оценивается в ~9–10 млн руб. ежегодно. Затраты на разработку и внедрение формы, по оценке ИТ-службы, составили около 5 млн руб. единовременно (программирование в 1С, пилотирование, обучение). Ежегодные затраты на поддержку минимальны (можно пренебречь). Следовательно, проект окупается менее чем за 1 год, а далее приносит чистую выгоду. ROI (возврат на инвестиции) очень высокий – порядка 200% в первый же год после окупаемости, что делает проект крайне эффективным экономически.

Помимо денежных показателей, нельзя не подчеркнуть повышение качества управления. Руководство X5 теперь имеет уверенность, что данные по выручке, являющиеся ключевым индикатором деятельности, достоверны на ежедневной основе. Это снижает управленческие риски. Также уменьшилась нагрузка на подразделения внутреннего аудита и контроля – вместо ручных выборочных проверок они могут полагаться на систему отчетов по формам. В целом, формируется более зрелая культура внутреннего контроля, соответствующая требованиям законодательства и международных практик.

Выводы

Разработанная и внедрённая унифицированная форма для комплексного учёта и контроля операций по выручке доказала свою эффективность на примере сети магазинов «Пятёрочка» (X5 Group). Проведенное исследование позволило сделать следующие основные выводы:

— Устранение причин искажений: Анализ показал, что основные причины искажений выручки (неполнота отражения, ошибки периода, неверная классификация и пр.) были связаны с недостатками прежней системы (разрозненность документов, ручные операции, человеческий фактор). Предложенная унифицированная форма адресует эти причины за счёт объединения данных и автоматических проверок. Встроенные контрольные процедуры (сверка кассы и инкассации, чеков и банковских поступлений, контроль возвратов и пр.) выявляют расхождения сразу при вводе данных, что предотвращает большинство ошибок еще до попадания в финансовую отчётность.

— Соответствие нормативным требованиям: Внедренное решение соответствует требованиям Федерального закона № 402-ФЗ об организации внутреннего контроля – создана система процедур, обеспечивающая достоверность бухгалтерского учета выручки. Также учтены положения стандартов: ФСБУ 5/2019 (корректное одновременное отражение выручки и списание товаров) и рекомендации COSO по интеграции контроля в бизнес-процесс. Внутренний контроль выручки стал не эпизодическим мероприятием, а неотъемлемой частью ежедневной работы магазинов и бухгалтерии, что соответствует принципам МСА 315 (аудитор может убедиться, что система контроля функционирует постоянно и эффективно).

— Улучшение показателей контроля: Сравнение «до и после» продемонстрировало существенное снижение операционных рисков. Частота ошибок учёта выручки снизилась на 80%, финансовые потери от штрафов – на 80–85%. Практически устранены недостачи выручки и случаи неоприходования. Точность учета (доля корректных проводок) приблизилась к 100%, что говорит об очень высоком качестве данных. Уровень автоматизации контрольных процедур достиг 85%, то есть контроль стал преимущественно автоматическим, что минимизирует зависимость от человеческого фактора и повышает надежность. Эти результаты свидетельствуют о значительно более надёжной системе внутреннего контроля.

— Экономическая эффективность: Проект имеет ярко выраженный экономический эффект. Полученная прямая экономия (от сокращения штрафов и потерь) и косвенная выгода (от оптимизации труда и улучшения управляемости) суммарно оценивается примерно в 9–10 млн руб. ежегодно для X5 Group. Затраты на реализацию окупились менее чем за год, дальнейшая эксплуатация приносит чистую экономию. Кроме того, нематериальные эффекты – повышение прозрачности и доверия к учету, снижение нервозности персонала из-за постоянных проверок – также ценны для корпоративной культуры.

— Тиражируемость решения: Унифицированный подход к учёту выручки может быть адаптирован и для других форматов торговли (гипермаркеты, интернет-магазины) с соответствующими модификациями реквизитов формы. Стандартизованность и унификация данных облегчит консолидацию информации в группах компаний. Решение также может служить хорошей практикой для отрасли розничной торговли в целом, особенно для сетевых предприятий с большим числом точек. Публикация результатов (например, через порталы профессионального сообщества) будет способствовать распространению лучшего опыта.

В заключение, внедрение унифицированной формы комплексного учёта выручки позволило X5 Group решить поставленную задачу устранения причин искажений в системе внутреннего контроля. Компания получила инструмент, который обеспечивает полноту, точность и своевременность отражения выручки, а также прозрачно документирует весь процесс от продажи до бухгалтерского учёта. Данная инициатива укрепила систему внутреннего контроля, снизила риски и улучшила финансовые показатели. В перспективе, продолжая автоматизацию и интеграцию (например, используя технологии больших данных для анализа кассовых операций в реальном времени), X5 Group сможет еще более повысить эффективность управления выручкой и стать примером для других участников рынка.